Als field service bedrijf ben je veel met klanten aan het mailen. Soms gaan er wel zes mailtjes aan vooraf voordat je je uiteindelijke doel hebt bereikt: het inplannen van een afspraak.
Het schrijven van al deze e-mails kan je een hoop tijd kosten. Tijd die je natuurlijk liever besteed aan het daadwerkelijk uitvoeren van werkzaamheden. Gelukkig zijn er e-mail templates die het onderhouden van klantcontact een stuk makkelijker maken. Je kan deze e-mail templates letterlijk knippen en plakken om te gebruiken voor jouw bedrijf. Zo hoef je niet meer elke e-mail handmatig te schrijven.
In deze blog hebben we vijf e-mail templates verzameld die je op verschillende momenten kan gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan het inplannen van een afspraak, versturen van een afspraak bevestiging en vragen om een klant review. Lees ze rustig door en kijk of er een template tussen zit dat je kan gebruiken. 😄
Je wilt het liefste niet drie keer heen-en-weer mailen alleen al voor het inplannen van een afspraak. Daarom is het handig om in de e-mail alvast meerdere afspraakmogelijkheden voor te stellen waaruit de klant kan kiezen. Je kan bijvoorbeeld het volgende template gebruiken voor het inplannen van een afspraak:
Beste [klantnaam],
Wat leuk dat je een afspraak met ons wilt maken! Aan de hand van jouw gegevens willen we drie mogelijke afspraakmomenten voorstellen:
[optie 1 - datum - tijdstip]
[optie 2 - datum - tijdstip]
[optie 3 - datum - tijdstip]
Laat je z.s.m. weten welke optie voor jou het beste uitkomt?
Bedankt alvast!
Met vriendelijke groet,
Team [bedrijfsnaam]
Uiteraard moet je bij het versturen van bovenstaand template nog steeds je inbox in de gaten houden en vervolgens weer terugmailen. Of dat nou is om de klant een afspraakbevestiging te sturen of nieuwe opties te sturen als deze opties niet uitkomen. Je blijft bezig. Tenzij je in Bessy werkt natuurlijk, want in ons Field Service Platform kan je slim service afspraken plannen en klantcontact automatiseren.
Hoe dat werkt? In een notendop: je maakt een taak aan in Bessy (bijvoorbeeld voor een onderhoudsbeurt), hierna genereert onze Planbot drie optimale planning opties voor de afspraak, waarna de klant een e-mail ontvangt om uit deze planning opties te kiezen. Na het selecteren van de beste optie wordt de afspraak automatisch ingepland in jouw planning en ontvangt de klant een afspraakbevestiging.
Vanaf dit moment kan Bessy automatisch e-mails versturen voor alle momenten die in dit artikel worden besproken.
Het kan gebeuren dat je klant de mail voor het inplannen van een afspraak gemist heeft of is vergeten om te reageren. In dat geval kan je een herinnering sturen voor het inplannen van de afspraak. Hiervoor kan je bijvoorbeeld het volgende e-mail template gebruiken:
Beste [klantnaam],
Vergeet je niet om je afspraak in te plannen? Aan de hand van jouw gegevens willen we drie mogelijke afspraakmomenten voorstellen:
[optie 1 - datum - tijdstip]
[optie 2 - datum - tijdstip]
[optie 3 - datum - tijdstip]
Laat je z.s.m. weten welke optie voor jou het beste uitkomt?
Bedankt alvast!
Met vriendelijke groet,
Team [bedrijfsnaam]
In Bessy kan je instellen dat er bij geen reactie x dagen na het versturen van de eerste uitnodiging automatisch een herinnering wordt gestuurd. Zo weet je zeker dat e-mails altijd opgevolgd worden, zonder dat je hier zelf over na hoeft te denken.
In een afspraakbevestiging is het handig om alle informatie omtrent de afspraak nog een keer op een rijtje te zetten. Je wilt er namelijk voor zorgen dat alles duidelijk is voor de klant, zodat er geen vragen meer zijn. Denk hierbij aan het herhalen van de datum, tijd, afgesproken werkzaamheden en klantgegevens.
Tip: maak alle belangrijke informatie dikgedrukt, bijvoorbeeld de datum en tijd van de afspraak. Zo hoeft de klant de mail alleen maar te scannen om de belangrijkste afspraakgegevens eruit te halen.
Een afspraakbevestiging kan er als volgt uitzien:
Beste [klantnaam],
Hierbij bevestigen we je afspraak op [datum] tussen [geschatte tijdsindicatie].
Onze monteur zal rond dit tijdstip langskomen op:
[adres klant]
Indien nodig neemt onze monteur contact met je op via het bij ons bekende telefoonnummer: [telefoonnummer klant]
Bij vragen of opmerkingen kan je contact met ons opnemen via e-mail of telefoon.
Met vriendelijke groet,
Team [bedrijfsnaam]
Wil je er extra zeker van zijn dat je buitendienstmedewerker niet voor een dichte deur staat? Dan kan je de klant x dagen of een week voordat de afspraak plaatsvindt nog een afspraak aankondiging sturen. Deze e-mail kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
Beste [klantnaam],
Volgende week komen wij bij je langs. Jouw afspraak staat gepland op [datum] tussen [geschatte tijdsindicatie] op onderstaande adres.
[adres van klant]
Indien nodig neemt onze monteur contact met je op via het bij ons bekende telefoonnummer: [telefoonnummer van klant]
Bij vragen of opmerkingen kan je contact met ons opnemen via e-mail of telefoon.
Met vriendelijke groet,
Team [bedrijfsnaam]
Ook deze e-mail kan automatisch verstuurd worden in Bessy x dagen voordat de afspraak plaatsvindt. 😄
Wanneer de afspraak succesvol is afgerond, wil je natuurlijk graag weten hoe de klant de afspraak heeft ervaren. Je kan deze input gebruiken om je service te verbeteren en nieuwe klanten binnen te halen. Je kan bijvoorbeeld het volgende e-mail template gebruiken als je om een review wilt vragen:
Beste [klantnaam],
[Naam van medewerker] is op [datum] bij jou geweest voor [reden van afspraak]. Wij zouden het leuk vinden als je met ons wilt delen hoe je deze afspraak hebt ervaren. Dit kan je doen door het achterlaten van een korte review op onze website: [link].
Alvast heel erg bedankt en hopelijk tot de volgende keer!
Met vriendelijke groet,
Team [bedrijfsnaam]
Het komt vast niet als een verrassing dat je ook deze e-mail automatisch kan versturen in Bessy. Als de afspraak in de planning namelijk is afgerond, zorgt Bessy ervoor dat deze e-mail in de inbox van je klant terecht komt.
Zo zie je maar dat het onderhouden van klantcontact helemaal niet zoveel tijd hoeft te kosten. Door als field service bedrijf gebruik te maken van e-mail templates, is het schrijven van e-mails een fluitje van een cent. Als je daarnaast ook nog eens gebruik maakt van Bessy, ben je al helemaal snel klaar met het inplannen van afspraken en versturen van e-mails.
Ben je benieuwd naar wat Bessy voor jou kan betekenen? Probeer Bessy nu 14 dagen gratis.
