Tijdens een service afspraak registreert je buitendienst afspraak informatie, waarvan je binnendienst vervolgens een werkbon maakt en naar de klant verstuurt. Misschien gebruikt je buitendienst hiervoor nu nog een papieren checklists en moet je binnendienst deze checklists handmatig verwerken tot een werkbon. Zonde, want dat kan echt veel gemakkelijker! Bijvoorbeeld met een werkbonnen app. In een werkbonnen app kan je buitendienst gemakkelijk afspraak informatie registreren, waarvan vervolgens een werkbon wordt gemaakt.
Nóg beter dan alleen een werkbonnen app is een app die samenwerkt met een backoffice voor de binnendienst, zoals de buitendienst app van Bessy. De afspraak informatie die wordt ingevoerd in de werkbon app is dan direct inzichtelijk voor de binnendienst, en kan zelfs automatisch verwerkt worden tot werkbon en verstuurd worden naar de klant.
In deze ultieme gids lees je hoe een werkbonnen app precies werkt en met welke werkbon app je binnen- en buitendienst het beste kunnen samenwerken. Daarnaast vertellen we je hoe automatisatie het werken met een werkbon app nog gemakkelijker kan maken.
Niet elke werkbonnen app werkt hetzelfde, maar een werkbonnen app kan de volgende functionaliteiten hebben.
Het gemak van een werkbonnen app zit hem onder andere in het feit dat buitendienstmedewerkers alleen maar een smartphone nodig hebben om informatie te registreren. Mocht je het fijn vinden dat de buitendienstmedewerker op een tablet werkt, dan kan de app ook op een tablet gedownload worden.
In een werkbonnen app kan je buitendienstmedewerker de dagplanning bekijken. Hierin ziet de medewerker in één oogopslag hoe laat en op welke locatie de afspraken die dag plaatsvinden. Daarnaast staat er ook duidelijk omschreven welke werkzaamheden er op locatie moeten worden uitgevoerd. In de buitendienst app van Bessy kan de medewerker door op de afspraak te klikken direct benodigde producten bekijken, bijgevoegde documenten openen, belangrijke meldingen of notities lezen en een route starten naar de afspraak.
In de buitendienst app van Bessy worden afspraken niet zomaar ingepland. Bij het inplannen van afspraken wordt er namelijk rekening gehouden met de meest duurzame route. Dit betekent dat afspraken in hetzelfde gebied automatisch achter elkaar worden ingepland. Hierdoor kan je buitendienst op een dag meer afspraken langsgaan én verbruik je minder brandstof.
Hoe dit eruit ziet in de buitendienst app? Simpel. Je buitendienstmedewerker kan met één druk op de knop de route starten naar de volgende werklocatie. 🚙
Het kan zijn dat je binnendienst of klant meer informatie nodig heeft dan een korte samenvatting van de werkzaamheden. Wat dacht je bijvoorbeeld van een foto waarin te zien is hoe de zonnepanelen zijn geplaatst? Of een handtekening ter controle? In de app van Bessy kan je buitendienst voor elke afspraak een specifieke checklist invullen. Deze checklists kan je gemakkelijk zelf maken in de backoffice van Bessy.
Een checklist kan bestaan uit:
Wanneer je buitendienstmedewerker tijdens de afspraak ergens tegenaan loopt, kan er in de buitendienst app van Bessy gemakkelijk een melding worden gemaakt. Deze melding is in het dashboard van de backoffice direct zichtbaar voor de binnendienst, die eventueel snel kan schakelen wanneer dat nodig is. Een melding kan bijvoorbeeld zijn dat de klant niet thuis is of dat er materialen ontbreken.
Stel je voor: een buitendienstmedewerker is eerder klaar bij een afspraak en heeft ruimte voor een snelle afspraak tussendoor. De medewerker pakt de buitendienst app erbij en bekijkt de afspraken in de buurt. Daar staat een afspraak open op 500 meter afstand. Door op de afspraak te klikken, wordt de route gestart en binnen een paar minuten verrast de medewerker een klant met een snelle onderhoudsbeurt. Dit is één van de unieke functionaliteiten die Bessy meer dan een werkbonnen app maakt, maar een complete software oplossing voor zowel de binnen- als buitendienst.
Nu je weet hoe een werkbonnen app precies werkt is het tijd om te ontdekken hoe je werkbonnen kan automatiseren. In Bessy kan je werkbonnen automatisch invullen en automatisch versturen naar je klant.
Wanneer je gebruik maakt van een werkbonnen app zoals Bessy, worden werkbonnen automatisch ingevuld. Hoe dit precies werkt? Vooraf heeft de binnendienst een checklist klaargezet, die door de buitendienst kan worden ingevuld in de app. Denk bijvoorbeeld aan vragen over de locatie van een laadpaal, een foto van de geïnstalleerde zonnepanelen of een handtekening van de klant. Na het uitvoeren van de werkzaamheden, wordt de checklist ingevuld en daarmee de afspraak afgerond.
Hierna wordt de afspraak informatie automatisch verwerkt op een werkbonnen template, dat ook vooraf in de backoffice is samengesteld. De werkbon is hierna altijd terug te vinden onder de afspraak in de backoffice en kan gedownload worden als PDF of automatisch worden verstuurd.
Wanneer de werkbon in ingevuld, kan deze in Bessy automatisch naar de klant worden verstuurd. Hiervoor kan je in de backoffice een e-mail template aanmaken. Nadat de template is aangemaakt, kan je een automation instellen die ervoor zorgt dat werkbon na het uitvoeren van de werkzaamheden automatisch naar de klant wordt gemaild.
Meer over het digitaliseren en automatiseren van werkbonnen in Bessy kan je hier lezen.
De meeste werkbonnen apps zijn vooral gericht op de buitendienst en het verwerken van afspraken tot werkbonnen. Dit kan een prima oplossing zijn wanneer je een eenmanszaak hebt, of een klein team van enkele monteurs. Maar wanneer je een groter bedrijf hebt met een buitendienst en binnendienst, wil je dat beide teams goed kunnen samenwerken. Hiervoor kan je het beste een Field Service Platform gebruiken, zoals Bessy, die verschillende functionaliteiten biedt waarmee je een optimale planning kan maken, handelingen kan automatiseren en werkbonnen kan digitaliseren.
In de buitendienst app van Bessy kan jouw buitendienst:
✓ Dagplanning bekijken
✓ Werkzaamheden uitvoeren
✓ Afspraak informatie noteren
✓ Duurzame route starten naar een werklocatie
✓ Afspraken in de buurt oppakken
✓ Meldingen maken over een afspraak
✓ De status van een afspraak bijhouden
In de backoffice van Bessy kan jouw binnendienst:
✓ Status van afspraken inzien
✓ Voortgang van de planning bekijken
✓ Werkbonnen automatisch invullen en versturen
✓ Meldingen van de buitendienst oppakken
✓ Een optimale en duurzame planning maken
✓ Afspraken automatisch inplannen
✓ Automatisch e-mails versturen naar klanten
Je kan hier meer lezen over Bessy als complete software oplossing voor je binnen- en buitendienst. Of een gratis proefperiode starten van 14 dagen om het gemak van Bessy direct zelf te ervaren.