Twijfel je wat er precies in een afspraakbevestiging mail moet komen te staan? Of wil je jouw afspraakbevestiging graag een persoonlijke touch meegeven, maar heb je zelf geen inspiratie? Dan is het goed dat je dit artikel voor je neus hebt staan! Je vind hier namelijk 9 voorbeelden van een afspraakbevestiging mail voor field service bedrijven. Of je nou zonnepanelen installeert, laadpalen plaatst of energie advies geeft: er zit zeker een afspraakbevestiging bij die jij kan gebruiken.
Het beste van alles? De voorbeelden kunnen direct worden gebruikt. Je hoeft alleen nog maar de juiste afspraak- en contactgegevens in de mail te verwerken.
Voordat we overgaan op de 9 voorbeelden, is het handig om te kijken waaruit een goede afspraakbevestiging precies bestaat. Deze informatie mag zeker niet ontbreken:
Zoals je ziet is het ook belangrijk om het adres van je klant te herhalen. Zo kan je klant namelijk checken of het klopt, om te voorkomen dat je buitendienstmedewerker op de dag van de afspraak voor de verkeerde deur staat. Dit geldt ook voor het telefoonnummer van je klant. Mocht je namelijk nog vragen hebben over de afspraak, dan weet je zeker dat je de klant telefonisch kan bereiken.
Je vindt hieronder voorbeelden van een afspraakbevestiging voor:
De gegevens die in de voorbeelden worden benoemd, zijn vaak hetzelfde. Dit is immers de kern van een afspraakbevestiging. Echter zijn de verschillende voorbeelden steeds op een andere manier geschreven, zodat ze aansluiten bij de afzender. Denk bijvoorbeeld aan een leuke woordgrap of creatieve insteek in de tekst. Hopelijk inspirereren de voorbeelden je om zelf tot een passende afspraakbevestiging mail te komen!
Laten we beginnen met afspraak bevestigingen die je kan versturen voor verschillende soorten werkzaamheden.
Beste [klantnaam],
Je afspraak voor het installeren van [product] is ingepland op [datum] tussen [geschatte tijdsindicatie]. Rond dit tijdstip zal onze installateur langskomen op het volgende adres: [adres klant].
Zorg jij ervoor dat er iemand thuis is? Dan zorgen wij ervoor dat jouw nieuwe [product] zo snel mogelijk wordt geïnstalleerd. 💪
Mochten er van onze kant nog vragen zijn, dan zal onze installateur contact met je opnemen via het bij ons bekende telefoonnummer: [telefoonnummer klant].
Heb jij zelf een vraag over de afspraak, dan kan je contact met ons opnemen via e-mail of telefoon.
Dankjewel en tot snel!
Met vriendelijke groet,
Team [bedrijfsnaam]
[Contactgegevens bedrijf]
Beste [klantnaam],
Zo te zien is het weer tijd voor onderhoud aan je [product]! 🛠 Je hebt hiervoor een afspraak bij ons ingepland op [datum] tussen [geschatte tijdsindicatie]. Rond dit tijdstip zal [naam medewerker] langskomen voor het uitvoeren van het onderhoud op onderstaand adres:
[adres klant]
Mochten wij nog vragen hebben, dan zullen we contact met je opnemen via het bij ons bekende telefoonnummer: [telefoonnummer klant].
Heb jij zelf een vraag over de afspraak? Dan kan je een mail sturen naar [e-mail adres bedrijf] of bellen naar [telefoonnummer bedrijf].
Met vriendelijke groet,
[Naam medewerker], [bedrijfsnaam]
[Contactgegevens bedrijf]
Beste [klantnaam],
We komen binnenkort langs voor een reparatie, zodat je [product] weer optimaal werkt. 👍 Je kan ons verwachten op [datum] tussen [geschatte tijdsindicatie] op onderstaand adres:
[adres klant]
Heb je een vraag over de afspraak of wil je de afspraak wijzigen? Dan kan je een mail sturen naar [e-mailadres bedrijf] of bellen op [telefoonnummer bedrijf].
Tot [datum]!
Met vriendelijke groet,
[Bedrijfsnaam]
[Contactgegevens bedrijf]
Heb jij een duurzaam bedrijf dat een bijdrage levert aan een groene toekomst? Dan kan je wellicht een van de onderstaande afspraakbevestigingen gebruiken.
Beste [klantnaam],
Je hebt een goede (en groene 😉) keuze gemaakt om een afspraak te plannen voor energieadvies! Onze energieadviseur komt graag bij je langs op [datum] tussen [geschatte tijdsindicatie] op het volgende adres: [adres klant].
Voor onze afspraak willen we vragen of je de volgende gegevens kan opzoeken: [benodigde gegevens m.b.t. energiekosten]. Met deze gegevens bij de hand wordt het voor ons makkelijker om passend advies te geven.
Heb je een vraag over de afspraak of wil je de afspraak wijzigen? Dan kan je een e-mail sturen naar [e-mail adres bedrijf] of bellen naar [telefoonnummer bedrijf].
Fijne dag!
Met vriendelijke groet,
Team [bedrijfsnaam]
[Contactgegevens bedrijf]
Hoi [klantnaam],
Je hebt zojuist een afspraak gemaakt voor het installeren van zonnepanelen bij jouw thuis. De afspraak staat gepland op [datum] tussen [geschatte tijdsindicatie] op [adres klant].
We zullen je een week van tevoren een afspraak aankondiging sturen, met daarin het definitieve tijdstip van de afspraak.
Mocht je nog vragen hebben dan kan je contact opnemen via e-mail of telefoon.
Een zonnige dag gewenst! 🌞
Met vriendelijke groet,
[Naam medewerker], [functie] bij [bedrijfsnaam]
[contact gegevens bedrijf]
Beste [klantnaam],
Je wil een laadpaal laten installeren. Wij zeggen: goed (en groen) bezig! 🔋🔋
Hierbij bevestigen we je afspraak op [datum] tussen [geschatte tijdsindicatie] voor het installeren van een laadpaal. Onze installateur zal rond dit tijdstip langskomen op [adres klant].
Mocht je nog vragen hebben over je nieuwe laadpaal of de afspraak in het algemeen, dan kan je contact opnemen via e-mail of telefoon. Je vindt onze contactgegevens onderaan deze mail.
Tot snel!
Met vriendelijke groet,
Team [bedrijfsnaam]
[Contactgegevens bedrijf]
Gaat jouw team langs klanten voor het schilderen van muren, leggen van leidingen of uitvoeren van andere klussen? Dan kan je misschien in het vervolg een van onderstaande voorbeelden naar je klanten versturen.
Hoi [klantnaam],
Bedankt voor het inplannen van een afspraak. We zullen op [datum] tussen [geschatte tijdsindicatie] langskomen om [werkzaamheden]. Onze loodgieter [naam] zal dan voor de deur staan op [adres klant].
Je zal ongeveer twee dagen van tevoren nog een afspraak aankondiging ontvangen waarin we het precieze tijdstip met je delen.
Mocht je nog vragen hebben over je afspraak, dan kan je mailen naar [e-mail adres bedrijf] of bellen naar [telefoonnummer bedrijf].
We zien je graag op [datum]. 👋
Met vriendelijke groet,
[Bedrijfsnaam]
[Contactgegevens bedrijf]
Beste [klantnaam],
Tijd voor een nieuwe kleurtje in huis? 🎨 Onze schilder kijkt ernaar uit om bij je langs te komen op [datum] tussen [geschatte tijdsindicatie] op [adres klant].
Indien nodig zal onze schilder contact met je opnemen via het bij ons bekende telefoonnummer: [telefoonnummer klant].
Mocht je zelf nog vragen hebben, dan kan je ons bellen of een WhatsApp bericht sturen naar [telefoonnummer bedrijf].
Met kleurrijke groet,
Team [bedrijfsnaam]
[Contactgegevens bedrijf]
Hoi [klantnaam],
Leuk dat wij binnenkort jouw tuin onder handen mogen nemen! 🌱 Onze hovenier [naam] zal zoals afgesproken op [datum] tussen [geschatte tijdsindicatie] bij je langskomen op [adres klant].
Als het goed is komen wij de volgende werkzaamheden uitvoeren: [opsomming werkzaamheden]. Klopt dit niet, of wil je hieraan nog iets veranderen? Neem dan contact met ons op door te mailen naar [e-mail adres bedrijf] of te bellen naar [telefoonnummer bedrijf].
We sturen je ongeveer vier dagen van tevoren een afspraak aankondiging met daarin de precieze tijd van de afspraak.
Groene groetjes,
[Bedrijfsnaam]
[Contactgegevens]
Nu hoor ik je denken: handig die voorbeelden van afspraak bevestigingen, maar nu moet ik alsnog alles handmatig kopiëren, plakken en vervolgens aanvullen met de juiste informatie.
Ik snap het, daar schiet je natuurlijk niet heel veel mee op. Gelukkig is daar een oplossing voor. In Bessy wordt je afspraak bevestiging namelijk vanzelf aangevuld met de juiste afspraak gegevens en automatisch verstuurd na het inplannen van een afspraak.
Je hoeft hiervoor alleen maar eenmalig een e-mail template te maken zoals de voorbeelden hierboven. Vervolgens zal de template de open velden zelf invullen met afspraak informatie. Dit kan er dan bijvoorbeeld als volgt uitzien:
Hoi Maeve,
Je hebt zojuist een afspraak gemaakt voor het installeren van zonnepanelen bij jouw thuis. De afspraak staat gepland op 9 oktober 2023 tussen 14.00-16.00 uur op Stralensteeg 22, Zandvoort.
We zullen je een week van tevoren nog een afspraak aankondiging sturen, met daarin het definitieve tijdstip van de afspraak.
Mocht je nog vragen hebben dan kan je contact opnemen via e-mail of telefoon.
Een zonnige dag gewenst! 🌞
Met vriendelijke groet,
Lisa, Planner bij Zonnepanelen B.V.
Stelselstraat 4
4905 XP Zandvoort
E-mail: afspraak@zonnepanelenbv.nl
Telefoon: 01-23456789
Vervolgens wordt de afspraakbevestiging automatisch naar de klant gemaild wanneer de afspraak definitief is ingepland in Bessy. Op deze manier kan je ook automatisch een afspraak laten inplannen, afspraak herinnering sturen en uiteindelijk een werkbon versturen.
Wil jij dus met nog meer gemak afspraak bevestigingen versturen? Dan raad ik je aan om een gratis proefomgeving aan te maken in Field Service Platform Bessy. Naast het automatiseren van klantcontact, kan je in Bessy ook automatisch een optimale planning maken, kan je buitendienst gemakkelijk werken in een buitendienst app en verstuur je automatisch werkbonnen. Mocht je Bessy eerst nog verder willen ontdekken, dan kan je hier een demo aanvragen met ons team.