Afspraken handmatig inplannen kost je team veel tijd. Niet alleen moet er rekening worden gehouden met meerdere agenda's, maar daarnaast is er ook veel contact nodig met medewerkers en klanten om tot een passend moment te komen. Hierbij is vaak nog niet eens rekening gehouden met de locaties van afspraken, wat betekent dat je buitendienst op één dag misschien wel van Rotterdam, naar Utrecht en Amsterdam moet rijden. Een automatische afspraken planner, zoals Bessy, zal in dit geval veel voordelen met zich meebrengen.
Met een automatische afspraken planner worden afspraken automatisch ingepland op basis van beschikbaarheid van medewerkers, voorkeuren van klanten én werklocaties. Zo zorgt de afspraken planner ervoor dat je buitendienst elke dag een optimale route rijdt, waarmee er tijd en kilometers bespaard worden.
In deze blog lees je wat de voordelen zijn van een automatische afspraken planner en hoe een automatische afspraken planner zoals Bessy precies werkt.
Met een automatische afspraken planner weet je zeker dat afspraken altijd zo optimaal mogelijk worden ingepland. Dit brengt verschillende voordelen met zich mee.
Door afspraken te plannen met een automatische afspraken planner zoals Bessy, bespaar je elke dag kilometers. Afspraken die in hetzelfde gebied plaatsvinden, worden namelijk in één route gepland. Zo bespaar je veel kilometers, ben je minder geld kwijt aan brandstof en verminder je jouw CO2-uitstoot.
Wanneer je afspraken optimaal worden ingepland, heb je een stuk minder reistijd. Je bespaart dus een hoop tijd. In de tijd die je over hebt kan je zeker een tot twee extra afspraken inplannen op een dag, wat resulteert in meer tevreden klanten en een hogere omzet.
In een afspraken planner zoals Bessy kan je ook je klantcontact automatiseren. Van het delen van een uitnodiging, tot het versturen van een afspraakbevestiging en alles er tussenin. Hierdoor is de klant altijd op de hoogte van ontwikkelingen omtrent de afspraak.
Die voordelen klinken natuurlijk goed, maar hoe werkt zo'n automatische afspraken planner dan precies? We leggen het graag aan je uit door Field Service Platform Bessy als voorbeeld te nemen.
Planbot AI als slimme planner
Het automatisch inplannen van afspraken wordt in Bessy gedaan door Planbot. Deze slimme AI (Artificial Intelligence) tool leert van jouw planning, waarna Planbot zelfstandig afspraken optimaal kan inplannen.
Nadat je een nieuwe afspraak hebt aangemaakt in Bessy, gaat Planbot op zoek naar de beste planning opties. Hierbij houdt Planbot rekening met de beschikbaarheid van medewerkers en de locatie van de afspraak. Nadat Planbot de opties op een rij heeft gezet, kan je zelf direct een van deze opties kiezen of de opties delen met je klant.
Als je de planning opties wil delen met je klant, kan dat handmatig of automatisch. Wanneer je wil dat dit automatisch gaat, kan je hiervoor een automation instellen. Deze automation zorgt er vervolgens voor dat wanneer Planbot planning opties heeft gemaakt, de klant een mail ontvangt waarin er een optie gekozen kan worden. Op deze manier kan je het hele planproces automatiseren.
Wanneer er definitief een planning optie is gekozen, ontvangt je klant automatisch een afspraakbevestiging in de mail. Daarnaast wordt de afspraak direct bij jou in de planning gezet. Niets meer aan doen zou je zeggen. Maar dat is niet helemaal het geval. Planbot AI blijft je planning namelijk tot het laatste moment optimaliseren.
Wat houdt dat optimaliseren precies in? Planbot blijft afspraken binnen het aangegeven tijdslot verschuiven, zodat je planning tot op het laatste moment geoptimaliseerd kan worden. Hierdoor behoud je ruimte om nog net een afspraak extra te plannen die op de route ligt. Voor je klant verandert dit niets. De afspraak zal nog steeds plaatsvinden op de datum en het tijdslot dat naar je klant gecommuniceerd is.
Ben je dat handmatig inplannen van field service afspraken zat en wil je dit proces graag automatiseren? Dan is Bessy het platform voor jou! Met Bessy kan je automatisch een optimale planning maken, waarin het besparen van kilometers voorop staat. Daarnaast kan je in Bessy ook je klantcontact automatiseren en gemakkelijk afspraakinformatie registreren en rapporteren.
Bessy is dus niet alleen een automatische afspraken planner, maar het alles-in-één platform dat jouw field service bedrijf verder laat groeien. Wil je Bessy zelf ervaren? Je kan hier een demo inplannen, waarna ons team je graag laat zien wat Bessy voor jouw bedrijf kan betekenen.
Eerst meer lezen over Bessy? In deze blog vertellen we meer over Bessy als compleet Field Service Platform.