Tijden veranderen. Zo ook de tijd dat werkbonnen nog op papier werden afgedrukt en via de post werden verstuurd. Niet alleen verwachten klanten tegenwoordig dat ze werkbonnen en facturen digitaal ontvangen, maar het is ook nog eens beter voor het milieu om werkbonnen te digitaliseren. Daarnaast zijn er software oplossingen zoals Bessy, waarmee je super gemakkelijk zelf een digitale werkbon kan maken en automatisch kan versturen wanneer de afspraak heeft plaatsgevonden.
Om je te helpen ontdekken wat er allemaal mogelijk is in de wereld van digitale werkbonnen, hebben we hier de belangrijkste informatie op een rijtje gezet. Je leert in deze blog:
- Wat de voordelen zijn van een digitale werkbon
- Hoe je gemakkelijk zelf een digitale werkbon kan maken (inclusief werkbon voorbeeld)
- Hoe je een werkbon automatisch kan invullen en versturen
Digitale werkbonnen hebben veel voordelen ten opzichte van traditionele papieren werkbonnen.
Digitale werkbonnen:
Als je gebruik maakt van een Field Service Platform zoals Bessy, kan je nog meer voordelen van digitale werkbonnen ervaren. Met Bessy kan je namelijk:
Naast dat Bessy je kan helpen met het automatisch versturen van digitale werkbonnen, kan je in Bessy ook duurzame routes plannen voor je buitendienst en klantcontact automatiseren. Benieuwd hoe dat eruit ziet? Lees hier meer over Bessy als complete software oplossing voor installatie-, montage- en service bedrijven.
Je wil zelf een digitale werkbon maken, maar waar te beginnen? Er zijn twee manieren waarop je zelf een digitale werkbon kan maken.
Je kan het simpel houden door bijvoorbeeld een template te maken in een document en deze te vullen met afspraak informatie. Dit heeft verschillende voor- en nadelen.
+ Er hoeft geen nieuw programma, nieuwe app of software te worden geïntegreerd.
- Het handmatig overtypen van de afspraak informatie neemt veel tijd in beslag.
- Omdat je handmatig werkt is er meer kans op het maken van fouten.
- Het document moet na het invullen nog als PDF gedownload worden.
- Je moet hierna ook nog een e-mail schrijven waaraan de werkbon moet worden toegevoegd.
Je kan het maken van digitale werkbonnen ook automatiseren door gebruik te maken van een software platform of applicatie zoals Bessy. Ook deze manier van werken heeft zijn voor- en nadelen.
+ Je hoeft maar eenmalig een werkbon template te maken.
+ Werkbonnen worden automatisch gevuld met geregistreerde afspraak informatie.
+ Werkbonnen kunnen nadat ze zijn ingevuld automatisch verstuurd worden naar de klant.
+ Werkbonnen staan direct als digitaal bestand (pdf) op je computer.
- Het kost wat tijd en geld om een nieuw software platform of applicatie te integreren.
Als je al eerder met traditionele werkbonnen hebt gewerkt, weet je waarschijnlijk precies hoe een goede werkbon eruit ziet. Maar als je nog nooit een werkbon hebt gemaakt, kan het fijn zijn om eerst een voorbeeld te zien. Zo weet je namelijk precies wat voor informatie je klant verwacht op de werkbon te lezen en welke je informatie je zelf nodig hebt voor de administratieve afhandeling van afspraken.
Op een werkbon staat vaak tenminste de volgende informatie:
Hieronder zie je een werkbon voorbeeld zoals deze in Bessy automatisch worden gemaakt.
Nou hoor ik je denken: een werkbon automatisch invullen, hoe werkt dat dan? Daar zit natuurlijk een knap staaltje werk achter. Maar geen zorgen want voor jou is het juist super simpel!
In Bessy maak je één werkbon template dat je kan gebruiken voor al je klanten. In dit template geef je aan welke informatie je wil dat er op de werkbon komt te staan. Als het template is gemaakt, zorgt Bessy ervoor dat de afspraak informatie van de afspraak in de werkbon komt te staan. Met één druk op de knop heb je dus een volledig ingevulde werkbon die ook nog eens automatisch naar je klant wordt verstuurd. Dat is nog eens lekker werken!
Tip: je kan in Bessy niet alleen automatisch werkbonnen versturen, maar al je klantcontact automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch versturen van een uitnodiging voor het inplannen van een afspraak. Je kan hierover meer lezen in dit artikel.
Ben je na het lezen van dit artikel enthousiast geworden over het gebruiken van een digitale werkbon? Dat begrijpen we maar al te goed. Al helemaal wanneer je met Bessy werkt en je de werkbonnen automatisch kan invullen en versturen.
Wil je het werken met digitale werkbonnen in Bessy zelf ervaren? Dan kan je een gratis proefperiode starten van 14 dagen. Dit geeft je alle tijd om ons platform te ontdekken en naast geautomatiseerde digitale werkbonnen ook te werken met een optimale planning.