Het inplannen van service- en installatie afspraken vraagt vaak om de nodige aandacht. Je moet namelijk rekening houden met veel verschillende factoren: de beschikbaarheid van je buitendienstmedewerkers en klanten, beschikbare vervoersmiddelen, de aanwezigheid van benodigde gereedschappen en de voorraad van eventuele producten. Daarnaast wil je natuurlijk dat je buitendienst optimale routes rijdt, waardoor je in minder kilometers meer afspraken kan inplannen.
Al met al is het een hele opgave voor je binnendienst om de planning in goede banen te leiden. Maar wat nou als je deze werkprocessen grotendeels kan automatiseren? Precies, dat gaat je binnendienst een hoop tijd schelen!
Door een online planning systeem voor de buitendienst te gebruiken kan je afspraken optimaal inplannen, klantcontact automatiseren, gemakkelijk werkzaamheden registreren en automatisch werkbonnen maken.
In dit artikel lees je meer over de voordelen van een online planning systeem, hoe het precies werkt en maak je kennis met het online planning systeem Bessy.
Alhoewel het overstappen naar een online planning systeem een spannende stap kan zijn, is het meer dan de moeite waard. Een online planning systeem gaat je namelijk ontzettend veel tijd en geld besparen. Hieronder staan de voordelen van het gebruiken van een online planning systeem voor de buitendienst op een rijtje.
Een foutje maken is menselijk, maar kan vervelend uitpakken wanneer je te maken hebt met een strakke planning. Door gebruik te maken van een online planning systeem wordt de kans op fouten in de planning aanzienlijk kleiner. Bessy zorgt er bijvoorbeeld voor dat afspraken automatisch worden ingepland op basis van beschikbaarheid van je medewerkers, voorkeuren van de klant en werklocaties. Uiteindelijk resulteert dat in een optimale planning waarin buitendienstmedewerkers in één duurzame route zoveel mogelijk afspraken kunnen langsgaan.
Naast het inplannen van afspraken, is je binnendienst doorgaans ook veel tijd kwijt aan het communiceren met klanten. Zo moet de klant een uitnodiging ontvangen voor het inplannen van een afspraak, waarna er handmatig nog een afspraak bevestiging, - aankondiging en uiteindelijk werkbon of factuur moet worden verstuurd. Met een online planning systeem zoals Bessy worden deze e-mails automatisch verzonden op het juiste moment.
Zelf afspraak informatie opzoeken om te verwerken in een een werkbon is met een online planning systeem verleden tijd. Alle informatie over de afspraak staat netjes in het systeem en kan met één druk op de knop verzonden worden naar de klant. Daarnaast geeft het systeem direct inzichten in de productiviteit van je buitendienst, de interactie met klanten en de voortgang van je planning.
Een online planning systeem heeft verschillende functionaliteiten die je helpen om tot een optimale buitendienst planning te komen. Uiteraard is ieder planning systeem anders, maar om je een goed beeld te geven hebben we hieronder een greep uit de functionaliteiten van Bessy verzameld.
Op het digitale planbord vind je een overzicht van de afspraken van die dag, week of maand. Je kan hier gemakkelijk afspraken inplannen, wijzigen en de status van afspraken bekijken. De afspraken zijn overzichtelijk ingedeeld per medewerker, zodat je het werk gemakkelijk kan verdelen over je buitendienst team.
Planbot kan automatisch afspraak momenten voorstellen aan de hand van de beschikbaarheid van medewerkers, bestaande afspraken in de planning en voorkeuren van de klant. Hierbij zorgt Planbot ervoor dat afspraken rond dezelfde locatie achter elkaar worden ingepland, zodat elke buitendienstmedewerker een optimale en duurzame route rijdt.
In het klantportaal kunnen klanten zelf een afspraak inplannen zonder tussenkomst van een binnendienstmedewerker. Zij kunnen kiezen uit afspraak momenten de zijn voorgesteld door Planbot, op basis van je huidige planning en de meest duurzame route. Na het kiezen van een afspraak moment, wordt de afspraak direct ingepland en ontvangt de klant automatisch een bevestiging.
Het planning systeem van Bessy is gekoppeld aan een applicatie voor de buitendienst. In deze applicatie kan een buitendienstmedewerker de dagplanning bekijken, afspraak informatie registreren en een route starten naar de volgende afspraak locatie. Alle informatie die in de app wordt geregistreerd is direct inzichtelijk voor de binnendienst.
Op basis van ingevoerde afspraak informatie kunnen werkbonnen automatisch worden ingevuld. Je bepaalt zelf welke informatie er op de werkbonnen moet komen te staan, waarna de buitendienst de benodigde afspraak informatie gemakkelijk registreert in de app. Hierna kan de werkbon automatisch worden verstuurd naar de klant of gedownload worden. De werkbon is altijd terug te vinden onder de afspraak informatie.
Alhoewel een online planning systeem het werk al aanzienlijk eenvoudiger maakt, kan je nóg gemakkelijker werken door werkprocessen te automatiseren. In Bessy kan je bijvoorbeeld automatisch afspraken inplannen vanuit een onderhoudsovereenkomst, automatisch e-mails sturen naar klanten en routes automatisch optimaliseren.
Nog niet uitgelezen? Je kan hier nog meer functionaliteiten van Bessy ontdekken.
Hopelijk heeft dit artikel je een goed beeld gegeven van een online planning systeem voor de buitendienst. We kunnen in ieder geval stellen dat een planning systeem het werk voor zowel je binnendienst als buitendienst een stuk eenvoudiger gaat maken. Met een online planning systeem zoals Bessy zijn beide afdelingen altijd in sync en kunnen ze efficiënt samenwerken aan een optimale planning. 😄
Kan je niet wachten om alle bovenstaande functionaliteiten zelf te proberen? Dat snappen wij! Je kan Bessy nu 14 dagen gratis proberen om te kijken of ons planning systeem de oplossing is voor jouw bedrijf. Mocht je Bessy eerst beter willen leren kennen, dan kan je ook contact met ons opnemen voor een live demo.