Als je afspraken moet inplannen voor buitendienstmedewerkers, heb je op zijn minst toegang nodig tot hun agenda. Maar zelfs dan ben je er nog niet. Heen-en-weer klikken tussen tien losse agenda's werkt namelijk niet echt efficiënt. Het kost je binnendienst een hoop tijd, die zij beter kunnen besteden aan andere werkzaamheden. Het zou natuurlijk beter zijn als alle Outlook agenda's in één oogopslag te bekijken zijn en je direct afspraken kan plannen in elke individuele agenda. Gelukkig is dit mogelijk!
Je kan namelijk meerdere Outlook agenda's samenvoegen in één Outlook agenda. In deze blog vertellen we precies welke stappen je hiervoor moet nemen en geven we tips die plannen in Outlook een stuk makkelijker gaan maken. Wil je zeker zijn van een optimale buitendienst planning? Dan kan je Outlook agenda's ook koppelen aan field service platform Bessy. In Bessy kan je automatisch een planning maken met duurzame routes, klantcontact automatiseren en rapportages inzien.
Laten we eerst kijken wat Outlook voor je team kan betekenen. Dan kan je uiteindelijk zelf beslissen welke oplossing er het beste bij je past.
Allereerst vertellen we je graag hoe je meerdere Outlook agenda's kan samenvoegen en welke voorkeuren je hierbij kan instellen. Voor het toevoegen van een agenda aan je eigen Outlook agenda, moet je desbetreffende medewerker vragen om de volgende stappen te volgen:
1) Open je Outlook agenda en klik onder 'Start' op 'Delen'.
2) Voer het e-mailadres of de naam in van degene met wie je de agenda wil delen.
3) Selecteer in hoeverre deze persoon toegang krijgt tot je agenda. Hierbij kan je kiezen uit de volgende opties:
4) Klik nu op 'Delen' op de agenda met deze persoon te delen.
Nu de agenda met jou is gedeeld, kan je deze terugzien in je eigen agenda overzicht. Als het goed is, zie je nu precies wanneer de medewerker afwezig is en wanneer er nog ruimte is voor het inplannen van een afspraak.
Wanneer je als field service bedrijf afspraken gaat inplannen in een Outlook agenda zijn er meerdere zaken waarmee je rekening moet houden. Denk bijvoorbeeld aan de locaties van afspraken en de reistijd die hierbij komt kijken. Let daarom bij het inplannen van afspraken in Outlook op de volgende aandachtspunten:
Met bovenstaande tips moet het al aardig lukken om afspraken te plannen in meerdere Outlook agenda's. Toch heeft deze manier van werken nog wat beperkingen. Zeker voor field service bedrijven die rekening moeten houden met veel randzaken zoals bijvoorbeeld werklocaties en beschikbaarheid van de klant. Hoe fijn zou het zijn als je hierover niet hoeft na te denken en afspraken automatisch in Outlook agenda's worden ingepland? Precies, dan spring je natuurlijk een gat in de lucht. Tijd dus om je verder te laten kennismaken met field service platform Bessy.
In plaats van meerdere agenda's samenvoegen in één Outlook agenda, kan je er ook voor kiezen om Outlook agenda's te koppelen aan Bessy. In Bessy kan je op basis van voorkeuren van je klant en beschikbaarheid van medewerkers automatisch afspraken inplannen in de Outlook agenda's. Hierbij wordt er ook rekening gehouden met de locaties van de afspraken, zodat je planning alleen nog maar uit optimale routes bestaat. Zo bespaar je kilometers, tijd, geld en verminder je de Co2 uitstoot!
Het gebruiken van Bessy voor het inplannen van afspraken in Outlook agenda's heeft verschillende voordelen.
Wil je dus niet alleen afspraken inplannen in Outlook agenda's, maar je gehele buitendienst planning optimaliseren en automatiseren, dan is Bessy de oplossing voor jou. Je kan hier meer lezen over het automatiseren van je planning in Outlook.
Hopelijk kan je team nu aan de slag met het optimaal inplannen van afspraken in Outlook agenda's. Of dat nou is in Outlook zelf of in field service platform Bessy. Mocht je nieuwsgierig zijn geworden naar Bessy maar het platform eerst willen proberen, dan kan je hier een gratis proefperiode starten. Veel planplezier!