Als field service bedrijf is het altijd handig om een afspraakherinnering te sturen. Je weet namelijk niet zeker of je klant de afspraak wel in de agenda heeft gezet of dat er misschien een reden is waardoor de afspraak toch niet kan doorgaan. Door een herinneringsmail te sturen weet je zeker dat je klant op het afgesproken moment aanwezig is en geef je de klant de kans om de afspraak ruim op tijd nog te verplaatsen.
Maar wat moet er dan precies in zo'n afspraakherinnering komen te staan? Je wil natuurlijk sowieso de belangrijkste afspraakgegevens herhalen. Daarnaast is dit contactmoment ook direct een kans om weer een goede indruk achter te laten. Misschien kan je de klant extra enthousiasmeren over de nieuwe laadpaal, alvast wat tips meegeven voorafgaand aan de afspraak of gewoon laten uitkijken naar die broodnodige onderhoudsbeurt.
In dit blog artikel lees je voorbeelden van afspraakherinneringen voor field service bedrijven voor verschillende branches, werkzaamheden en momenten. Je kan de voorbeelden kopiëren, plakken en personaliseren, zodat je de perfecte afspraakherinnering binnen no-time hebt klaarstaan.
Voordat we de voorbeelden met je delen, is het handig om te kijken waaruit een goede herinneringsmail precies bestaat. In een afspraakherinnering moet in ieder geval het volgende staan:
Zoals je ziet is het belangrijk om in de herinneringsmail ook de voorwaarden te benoemen die van toepassing zijn bij verhindering. Zo geef je je klant nog de kans om de afspraak voor een bepaalde tijd af te zeggen of te verplaatsen, voordat er eventueel kosten in rekening worden gebracht.
Je vindt hieronder voorbeelden van een afspraakherinnering voor verschillende branches, werkzaamheden en momenten.
Beste [klantnaam],
Het is bijna zover. Op [datum] tussen [geschatte tijdsindicatie] komen wij langs voor het installeren van je [product]. Dat is dus nog maar [aantal] nachtjes slapen totdat je van je nieuwe [product] in huis kan genieten. 🤩
De afspraak staat gepland op het volgende adres:
[straatnaam + huisnummer]
[postcode]
[plaatsnaam]
Met deze mail willen we je herinneren aan je afspraak. Mocht je op de afgesproken datum toch verhinderd zijn, dan willen we vragen om dit minimaal [aantal] uur van tevoren telefonisch te laten weten.
Tot snel!
Met vriendelijke groet,
Team [bedrijfsnaam]
[Contactgegevens bedrijf]
Hoi [klantnaam],
Binnenkort kan je eindelijk gaan genieten van je nieuwe [product]! Op [datum] tussen [geschatte tijdsindicatie] komen wij namelijk langs om je [product] te installeren. Als dat niet iets is om naar uit te kijken.. 👀
Wij komen langs op het volgende adres:
[straatnaam + huisnummer]
[postcode]
[plaatsnaam]
Deze mail is verstuurd om je te herinneren aan je afspraak. Ben je op de afgesproken datum toch verhinderd, dan willen we je vragen om dit minimaal [aantal] uur van tevoren telefonisch te laten weten. Lukt dit niet op tijd, dan zijn we helaas genoodzaakt om [aantal]% van de kosten in rekening te brengen.
We zien je graag op [datum].
Tot dan, 👋
Team [bedrijfsnaam]
[Contactgegevens bedrijf]
Hoi [klantnaam],
Bij deze sturen we je een herinnering, want binnenkort staat onze adviseur [naam] op de stoep om je te adviseren over je energieverbruik. Dit adviesgesprek staat gepland op [datum] tussen [geschatte tijdsindicatie] op [adresgegevens klant].
💡Tip: gebruik bijgevoegde checklist ter voorbereiding op het gesprek.
Ben je toch verhinderd op het afgesproken moment, dan willen we je vragen om dit minimaal [aantal] uur van tevoren te laten weten. Dit mag zowel telefonisch als via de mail.
Tot snel!
Groetjes,
Team [bedrijfsnaam]
[Contactgegevens bedrijf]
Beste [klantnaam],
Weet je wat er binnenkort staat te gebeuren? Je nieuwe laadpaal wordt geïnstalleerd! 🔌 Onze installateur [naam] komt op [datum] tussen [geschatte tijdsindicatie] bij je langs om de laadpaal een mooie plek te geven.
We komen de laadpaal installeren op het volgende adres:
[straatnaam + huisnummer]
[postcode]
[plaatsnaam]
Met deze mail willen we je herinneren aan je afspraak. Mocht je op de afgesproken datum toch niet aanwezig kunnen zijn, dan willen we vragen om dit minimaal [aantal] uur van tevoren telefonisch te laten weten. Lukt dit niet op tijd, dan zijn we helaas genoodzaakt om [aantal]% van de kosten in rekening te brengen.
We zien je graag op [datum]!
Met vriendelijke groet,
[Naam medewerker], [functie] bij [bedrijfsnaam]
[Contactgegevens bedrijf]
Hoi [klantnaam],
Laat die zon maar schijnen, want binnenkort liggen er op jouw dak een aantal stralende zonnepanelen! ☀️ Op [datum] tussen [geschatte tijdsindicatie] komt onze installateur [naam] namelijk bij je langs om zonnepanelen te installeren. Lekker gevoel toch, dat je vanaf dat moment flink wat energie gaat besparen?
Wij komen op de zonnepanelen installeren op het volgende adres:
[straatnaam + huisnummer]
[postcode]
[plaatsnaam]
Met deze mail willen we je herinneren aan de afspraak. Kan je op het afgesproken moment toch niet aanwezig zijn, dan willen we je vragen om dit minimaal [aantal] uur van tevoren te laten weten.
Tot snel!
Zonnige groet,
Team [bedrijfsnaam]
[Contactgegevens bedrijf]
Hoi [klantnaam],
Op [datum] tussen [geschatte tijdsindicatie] komt onze installateur langs om [product] te installeren.
De installateur komt langs op het volgende adres:
[straatnaam + huisnummer]
[postcode]
[plaatsnaam]
We sturen je deze mail ter herinnering aan je afspraak. Mocht je verhinderd zijn dan willen we je vragen om dit minimaal [aantal] uur van tevoren telefonisch te melden.
Vriendelijke groet,
[Naam medewerker]
[Contactgegevens bedrijf]
Beste [klantnaam],
Op [datum] tussen [geschatte tijdsindicatie] komen wij langs voor onderhoud aan je [product].
Wij komen langs op de volgende adres:
[straatnaam + huisnummer]
[postcode]
[plaatsnaam]
Deze mail is verstuurd ter herinnering aan je afspraak. Mocht de afspraak toch niet kunnen doorgaan, dan willen we je vragen om dit minimaal [aantal] uren van tevoren te laten weten via e-mail of telefoon.
Tot snel,
[Naam medewerker]
[Contactgegevens bedrijf]
Beste [klantnaam],
Binnenkort kan jij weer volop gebruiken maken van je [product]. Onze monteur [naam] komt namelijk op [datum] tussen [geschatte tijdsindicatie] langs om je [product] te repareren.
Wij komen langs op de volgende adres:
[straatnaam + huisnummer]
[postcode]
[plaatsnaam]
Met deze mail willen we je herinneren aan de afspraak. Kan je op het afgesproken moment toch niet aanwezig zijn, dan willen we je vragen om dit minimaal [aantal] uur van tevoren te laten weten.
Tot snel!
Met vriendelijke groet,
[Naam medewerker]
[Contactgegevens bedrijf]
Beste [klantnaam],
Ho-ho-ho! De kerstman heeft ons laten weten, dat we jou niet mogen vergeten. Daarom staan we binnenkort voor je deur, met [product] en een goed humeur.🎅
Met deze mail willen we je graag herinneren aan je afspraak met ons op [datum] tussen [geschatte tijdsindicatie]. Wij zullen op deze dag langskomen op [adresgegevens klant].
Ben je toch verhinderd of wil je de afspraak nog verplaatsen, dan kan je dit minimaal [aantal] uur van tevoren telefonisch aan ons doorgeven.
Namens team [bedrijfsnaam] wensen we je alvast fijne feestdagen.
Feestelijke groet,
[Naam medewerker]
[Bedrijfsgegevens]
Hoi [klantnaam],
Namens team [bedrijfsnaam] wensen we je veel geluk voor het nieuwe jaar! ✨
We beginnen het nieuwe jaar in ieder geval al goed met een afspraak voor het installeren/repareren/onderhouden van je [product]. Deze afspraak staat gepland op [datum] tussen [geschatte tijdsindicatie].
Wij komen op deze dag langs op het volgende adres:
[straatnaam + huisnummer]
[postcode]
[plaatsnaam]
Gaat het toch niet lukken om thuis te zijn op het moment van de afspraak? Laat dit dan minimaal [aantal] uur van tevoren aan ons weten, zodat we kosteloos een nieuwe afspraak kunnen inplannen.
Tot snel!
Met vriendelijke groet,
Team [bedrijfsnaam]
[Bedrijfsgegevens]
Deze templates helpen je natuurlijk al aardig op weg met het opstellen van een afspraakherinnering. Toch blijft het versturen van de herinneringsmail je nog veel tijd kosten. Niet alleen moet je eraan denken om x dagen van tevoren een mail te sturen, je moet ook nog de juiste persoons- en afspraakgegevens in de mail verwerken.
Gelukkig kan Field Service Platform Bessy dit werk uit handen te nemen. In Bessy hoef je alleen maar een e-mail template te maken zoals in de voorbeelden hierboven, waarna de tekst tussen haakjes automatisch wordt ingevuld met de juiste informatie. Je afspraakherinnering komt er dan bijvoorbeeld zo uit te zien:
Hoi Joost,
Laat die zon maar schijnen, want binnenkort liggen er op jouw dak een aantal stralende zonnepanelen! ☀️ Op 12 maart tussen 14.00-15.00 uur komt onze installateur Dirk namelijk bij je langs om zonnepanelen te installeren. Lekker gevoel toch, dat je vanaf dat moment flink wat energie gaat besparen?
Wij komen op 12 maart de zonnepanelen installeren op het volgende adres:
Katenweg 15
7852 HF
Almelo
Met deze mail willen we je herinneren aan de afspraak. Kan je op het afgesproken moment toch niet aanwezig zijn, dan willen we je vragen om dit minimaal 48 uur van tevoren te laten weten.
Tot snel!
Zonnige groet,
Team Zonnepanelen B.V.
Stelselstraat 4
4905 XP Zandvoort
E-mail: afspraak@zonnepanelenbv.nl
Telefoon: 01-23456789
De herinneringsmail wordt vervolgens automatisch naar je klant verstuurd op het door jou gewenste moment. Je kan bijvoorbeeld instellen dat elke klant zeven dagen voordat de afspraak plaatsvindt, automatisch een afspraakherinnering ontvangt.
Klinkt het automatisch versturen van afspraakherinneringen je als muziek in de oren? Dan wordt je waarschijnlijk al helemaal blij als we vertellen dat je nog veel meer contactmomenten kan automatiseren in Bessy. Je kan namelijk ook automatisch een uitnodiging sturen naar je klant voor het inplannen van een afspraak, een afspraakbevestiging sturen nadat de afspraak is ingepland en automatisch een werkbon of opleverrapport delen.
📚 Afspraakbevestiging mail: 9 voorbeelden voor field service bedrijven
📚 Automatiseer je klantcontact als field service bedrijf
📚 5 meest gebruikte e-mail templates voor field service bedrijven
📚 Zelf een digitale werkbon maken en automatisch versturen