Dat is een hele goede vraag. Hoe gaat het er nu bij jullie aan toe? Overal stapels ongesorteerde papieren in dikke mappen? Even snel uren en materiaal noteren, maar vervolgens raken die notities kwijt? Is een groot deel van het werk herhalende administratieve werkzaamheden? Behoefte om te groeien, maar wil je geen extra personeel aannemen? Dan is het tijd om te automatiseren.
Al 42% van de bedrijven hebben zich gerealiseerd dat automatiseren de toekomst is. Je moet met jouw bedrijf relevant blijven en dus altijd op zoek zijn naar nieuwe kansen om jouw bedrijf nog efficiënter, beter of goedkoper te maken. In de huidige markt is automatiseren hier zeker een deel van, dus zorg ervoor dat je er op tijd bij bent. Hieronder een aantal voorbeelden hoe automatiseren jouw bedrijf verder gaat helpen.
Even snel ergens iets opschrijven kan heel handig zijn op het moment zelf, maar deze informatie heeft vaak een doel. Zo moet het bijvoorbeeld ergens in verwerkt of bewaard worden voor later. Maar als je al die informatie op papier hebt staan betekent dit dat je een systeem moet bedenken waarop je die papieren niet kwijt gaat raken en hoe je die duidelijk gaat ordenen. Daarnaast moet je ook nog eens al die informatie overnemen als je bijvoorbeeld een aparte planning voor iedereen moet maken om mee te geven.
Digitaliseren en automatiseren kan jou helpen hierop heel veel tijd te besparen. Op die manier hoef je niet meer zelf de route uit te zoeken, heb je op 1 plek de werkzaamheden van jouw buitendienst en kun je zelfs het plannen uit handen geven.
Als je zelf de meest optimale route voor elke dag moet gaan uitzoeken dan blijf je bezig. Elke keer als er een klus bijkomt moet je kijken naar de vrije plekken in de planning. Heb je een plekje gevonden? Dan moet je ook nog de hele route in Google Maps zetten om te kijken of het wel op de route ligt. Dat is natuurlijk onnodig veel werk, en daar waren anderen het ook mee eens. Er zijn namelijk al een aantal bedrijven die een software oplossing voor routeoptimalisatie aanbieden. Jij vertelt waar je heen moet en zij rekenen uit wat de beste route is.
Wat is er nou precies gebeurd op locatie? Welke materialen zijn gebruikt? Erg onhandig als dit soort informatie op een blaadje staat waarvan je er gegarandeerd een paar kwijt gaat raken. Dan moet je een inschatting maken en proberen te herleiden wat er nou precies was gebruikt en dat kost zeeën vol tijd. Als de buitendienst medewerkers ergens digitaal de informatie achterlaten, dan weet je zeker dat het niet kwijt raakt. Daarnaast hoeft de binnendienst medewerker ook niet alle gegevens over te typen in bijvoorbeeld een boekhoudsysteem.
Maar nog handiger zou het zijn als je al die informatie meteen kan omzetten naar werkbonnen of facturen bijvoorbeeld. Doordat je deze informatie nu digitaal opslaat kun je veel gemakkelijker de data gebruiken om die in andere formats te gieten. Laat bijvoorbeeld jouw buitendienst medewerkers in een app achterlaten wat ze hebben gebruikt, hoeveel uur ze hebben gedraaid en dan rolt er zo een werkbon uit. Zo kun jij efficiënter werken en dit maakt ruimte voor groei.
Eindeloos routes opzoeken en gaatjes vinden kost erg veel tijd. Vijf klanten die jou bellen en die snel willen weten wanneer je langskomt, wat een chaos. Het zou veel makkelijker zijn om die klanten zelf een afspraak in te laten plannen. Je wil alleen niet het risico lopen om de optimale route dan te verpesten. Meer weten over hoe je dit toch kan bereiken? Lees dan deze pagina.
Meer klussen, meer inkomsten, maar ook meer werk. Jouw bedrijf laten groeien kan veel voordelen hebben, maar dit kan soms lastig zijn met een beperkte capaciteit. In de huidige markt hebben klanten steeds hogere verwachtingen van diensten en producten. Ze verwachten dat alles goed en snel geregeld is en aan jou de taak om daarvoor te zorgen.
Om de klanten goed te ondersteunen en aan hun verwachtingen te kunnen voldoen heb je wel personeel nodig die zich hiermee bezig houdt. Door herhalende administratieve taken te automatiseren krijgen jouw medewerkers meer tijd om jouw bedrijf verder te helpen groeien. Op die manier komt er meer tijd vrij voor klantenservice, acquisitie of marketing. Daarnaast zorgt het automatiseren van herhalende taken ervoor dat jouw medewerkers productiever werken.
Door het automatiseren van jouw processen kun je meer doen met minder. Dit betekent dat jij op de lange termijn hier winst uit gaat halen door de lagere (personeels)kosten. Automatiseren maakt jouw bedrijf schaalbaar en weerbaar voor veranderingen in de markt.
Klanten moeten vertrouwen hebben in jouw bedrijf. Dat is een van de belangrijkste redenen waarom ze voor jouw bedrijf kiezen in plaats voor een van jouw concurrenten. Deze betrouwbaarheid kun je stimuleren door bereikbaar te zijn voor jouw klantenAutomatiseren kan jou helpen dit gevoel van vertrouwen bij de klanten te versterken zonder dat jij daar extra personeel voor nodig hebt.
Door jouw klanten zelf afspraken in te laten plannen laat jij zien dat je direct voor ze klaar staat. Zij voelen zich direct geholpen en dat werkt positief voor het vertrouwen. Daarbij bespaar je tijd op het inplannen van afspraken doordat jouw personeel zich daar minder mee bezig hoeft te houden. Dit betekent dat zij meer tijd hebben om de klanten te helpen en snel te woord te staan. Twee vliegen in één klap!
Je zou het zelfs nog een stapje verder kunnen gaan door een deel van het klantcontact te automatiseren. Stuur bijvoorbeeld automatisch een mail als de afspraak is bevestigd of stuur direct een mail met een factuur als de klus is uitgevoerd. Zo hoeven jouw klanten nooit lang op je te wachten en dat is bevorderend voor de klanttevredenheid.
Er zijn genoeg redenen om te beginnen met het automatiseren van je planning. Het beste moment om daarmee te beginnen is eigenlijk gister. Dus kijk snel hoe jij jouw planning en klantcontact kan automatiseren.
