Ben je een field service bedrijf? Waarschijnlijk kunnen je klanten dan een afspraak aanvragen op je website. Super handig! Maar om van deze aanvraag tot een afspraak in de planning te komen, is je binnendienst medewerker waarschijnlijk nog wel even bezig. Denk aan het terugmailen naar de klant, met de planning puzzelen, afspraak opties voorstellen, wachten op terugkoppeling en uiteindelijk een afspraak bevestiging versturen. En dat dan zo’n vijftig keer per dag. Best tijdrovend, toch?
Gelukkig kan je dit proces ook automatiseren. Door Bessy aan je website koppelen, ontvangen klanten na het indienen van een aanvraag automatisch afspraak opties in hun mailbox. Deze opties zijn door een slimme Planbot gegenereerd, met als doel een optimale planning en duurzame route voor je buitendienst. Wanneer de klant de beste optie heeft gekozen, wordt er een afspraak bevestiging verstuurd en komt de afspraak automatisch in je planning te staan.
Daar worden niet alleen je klanten happy van, maar het bespaart je team ook een hoop tijd. 😄
In deze blog vertel ik je meer over de voordelen van een optimale en automatische planning en hoe field service platform Bessy je hiermee kan helpen.
Het automatiseren van het proces van website aanvraag tot afspraak brengt verschillende voordelen met zich mee. Zo krijgt niet alleen de klanttevredenheid een boost, maar kan je ook meer afspraken inplannen en uitvoeren zonder dat het je meer tijd kost.
Ik heb de grootste voordelen hieronder voor je op een rijtje gezet.
Omdat er geen tussenkomst van een medewerker nodig is, ontvangt de klant na het indienen van een aanvraag bijna direct een terugkoppeling. Wanneer de aanvraag namelijk is ingediend, wordt Bessy getriggerd en verstuurt Planbot direct afspraak opties naar het e-mail adres van de klant.
Door de Planbot van Bessy automatisch een optimale planning te laten maken, hoeft je binnendienst in principe zelf geen afspraken meer te plannen. De afspraken komen vanzelf binnen in je planning. Mocht je binnendienst nog wel zelf willen plannen, dan kan dat natuurlijk ook gewoon handmatig. In de Bessy omgeving kunnen zij alle afspraken beheren.
Wanneer klanten een aanvraag hebben ingediend, ontvangen zij een uitnodiging om in het planning portaal een afspraak te plannen. Ze kunnen kiezen uit de drie opties die Planbot heeft gegenereerd. Als de klant voor een optie heeft gekozen, wordt er automatisch een afspraakbevestiging gestuurd.
Een medewerker kan maar een maximaal aantal aanvragen per dag verwerken. Er zit nou eenmaal maar acht uur in een werkdag. Planbot kent geen limiet. Elke aanvraag wordt direct verwerkt. Of dat er nou vijftig of tweehonderd per dag zijn, om negen uur ‘s ochtends of twee uur ‘s nachts. Voor Planbot is niets te gek.
Als field service bedrijf ben je veel onderweg. En al deze ritjes kosten tijd en geld. Zeker wanneer je medewerker op één dag van Groningen naar Middelburg moet rijden.
Oké, dat zal in de praktijk nooit voorkomen, maar je snapt mijn punt. 😉
Je wilt natuurlijk dat er op één dag zoveel mogelijk afspraken in hetzelfde gebied gepland worden. Door Planbot een optimale planning (en daarmee duurzame route) te laten maken, bespaar je onnodige kilometers en daarmee tijd en geld.
Planbot probeert om binnen de aangegeven werktijden, beschikbare medewerkers en andere voorkeuren, zoveel mogelijk afspraken in te plannen. Door het optimaal inrichten van je planning gaat er geen tijd verloren en kan je nóg meer klanten blij maken. Tijd en ruimte om je bedrijf te laten groeien dus!
Als je website aanvragen automatisch wilt laten inplannen, moet je de volgende stappen nemen.
Inmiddels heb je al geleerd dat Bessy je kan helpen met het automatisch inplannen van aanvragen op je website. Maar Bessy kan nog veel meer. Het is een field service platform, waar planning, klantcontact en rapportages samenkomen.
Wil je zien wat Bessy voor jouw bedrijf kan betekenen? Dan raad ik je aan om een demo te plannen met één van onze Bessy experts. Tijdens de demo kan je Bessy live in actie zien en krijg je advies over de mogelijkheden voor het automatiseren van je planning.
Als je eenmaal in Bessy werkt, kan je door naar stap twee: het koppelen van de Bessy API aan je website.
Om de Bessy API aan je website te koppelen, moet je waarschijnlijk de hulp inschakelen van een developer. Je leest in de Bessy Academy waar je de API key kan vinden en vindt hier ook de API documentatie.
Eenmaal gekoppeld kan je profiteren van alle voordelen van een automatische planning. Laat die aanvragen maar binnenstromen! 🤩
